Bei Viscan verwandeln wir jede Herausforderung in eine spannende Reise. Als Vorreiter der digitalen Transformation im Bauwesen schaffen wir mit modernster Technologie und intelligenten Softwarelösungen die Grundlage für die Infrastruktur von morgen. Unsere Leistungen verbinden Vermessung, Ingenieurwesen, BIM, Digitalisierung und Projektmanagement zu innovativen Gesamtlösungen für anspruchsvolle Infrastruktur- und Bauprojekte.
Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Stuttgart suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit für die Position Office Manager (m/w/d), die unsere technischen und kaufmännischen Prozesse unterstützt und aktiv zur Weiterentwicklung unserer Unternehmensgruppe beiträgt
Kaufmännische Verwaltung
Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Angeboten
Vorbereitung und Erstellung von Rechnungen
Unterstützung bei Angebots- und Auftragsverfolgung
Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Projektstammdaten
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
Termin- und Fristenüberwachung
Allgemeine Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Geschäftspartnern
Projektunterstützung
Administrative/kaufmännische Unterstützung der Projektleiter und Fachbereiche
Anlage und Pflege von Projekten im ERP-System
Dokumentenmanagement und digitale Projektaktenführung
Erstellung von Projektübersichten, Auswertungen und Statusberichten
Nachverfolgung von Projektständen und Fristen
Unterstützung bei Ausschreibungen und Vergabeverfahren
Finanz- und Rechnungswesen
Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für die Steuerberatung
Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen
Mitwirkung im Controlling und Berichtswesen
Einkauf, Verträge und Fuhrpark
Einholung und Vergleich von Angeboten
Koordination externer Dienstleister und Lieferanten
Organisation, Digitalisierung und Qualitätsmanagement
Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung von Managementsystemen (z. B. ISO 9001 und ISO 27001)
Dokumentation und Optimierung von Prozessen und Arbeitsanweisungen
Mitwirkung bei Audits und Zertifizierungen
Pflege von Unternehmensvorlagen und Dokumentationen
Unterstützung bei der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/Industriekauffrau oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in kaufmännischen Verwaltungsprozessen
Idealerweise Erfahrung in einem Ingenieur-, Architektur- oder technischen Dienstleistungsunternehmen
Kenntnisse im Rechnungswesen und Controlling von Vorteil
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams)
Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. Xentral, DATEV oder vergleichbare Systeme)
Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
Hohe Service- und Kundenorientierung
Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Freude an Teamarbeit sowie Interesse an digitalen Prozessen und neuen Technologien
Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position mit Entwicklungsmöglichkeiten
Mitarbeit in einem innovativen Unternehmen an der Schnittstelle von Ingenieurwesen und Digitalisierung
Flexible Arbeitszeitmodelle (Vollzeit oder Teilzeit)
Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
Moderne Arbeitsmittel und digitale Prozesse
Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales Umfeld
Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
Leistungsgerechte Vergütung
Langfristige Perspektive in einer wachsenden Unternehmensgruppe
Bei uns übernimmst du nicht nur klassische Verwaltungsaufgaben, sondern wirst Teil eines innovativen Umfelds, das die Digitalisierung der Bau- und Infrastrukturbranche aktiv gestaltet. In deiner Rolle unterstützt du mehrere Gesellschaften unserer Unternehmensgruppe und wirkst an der Weiterentwicklung kaufmännischer, organisatorischer und digitaler Prozesse mit.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!